„Enormer Mehrwert durch das Einkaufssystem und die Warenwirtschaft von Gastronovi“

Der Anspruch ist hoch in den Gastronomien der Oranienburger Straße. Doch wie behält man den Überblick, wenn man gleich fünf Gastronomien an einem Standort mit ganz unterschiedlichen Schwerpunkten betreibt?

Controlling zu jeder Zeit lautet das Zauberwort, die Zahlen immer im Blick behalten. Bei der Fotografiska ist zu diesem Zweck jedes einzelne Outlet mit einer eigenen Haupt-Kostenstelle im Account von Gastronovi versehen. So haben Oliver Wiesiolek und sein Team nicht nur den Gesamtumsatz der Fotografiska im Blick, sondern können auch die Umsätze für jede einzelne Gastronomie statistisch auswerten.

Wie viel Umsatz hat die Bakery am Wochenende gemacht? Wie ist es im Restaurant gelaufen? Zu welchen Zeiten kommen die meisten Gäste in das Café? Wie viel Geld gibt ein Gast im Durchschnitt in der Rooftop Bar aus? Antworten auf diese und viele andere Fragen findet Oliver Wiesiolek in den übersichtlichen Dashboards in der Software von Gastronovi. Dabei kann der Berliner die individuell anlegbaren Kennzahlen wie beispielsweise die gegebenen Rabatte und Stornierungen in den Gastronomien, die Verweildauer der Gäste und Gutscheinverkäufe auch von unterwegs auf seinem Smartphone einsehen und ist damit immer auf dem Laufenden, was in den fünf Betrieben gerade passiert.

In den Gastronomien der Fotografiska wird mit hochwertigen und zum Teil sehr hochpreisigen Zutaten sowohl im Food- als auch im Beverage-Bereich hantiert. In den Berliner Lagern findet man seltene Spirituosen, wertvolle Weine und teure Champagnerflaschen. Transparentes Arbeiten und Überblick ist somit unumgänglich, auch um eventuelle Missstände sofort aufdecken zu können.

Mit den regelmäßig durchgeführten Inventuren, die dank der Software von Gastronovi quasi im Vorbeigehen passieren, behalten die Verantwortlichen stets die Kontrolle über die Lagerwirtschaft. Und können dank der Kennzahlen eine Vielzahl an Auswertungen vornehmen. Welche Waren liegen noch im Lager? Welcher Mitarbeitetende hat welche Lebensmittel bestellt? Wurde etwas zu teuer eingekauft oder zu günstig verkauft? Wurde zu viel weggeworfen?

Den Verantwortlichen der Fotografiska steht ein breites Lieferantennetzwerk zur Verfügung. In der Software von Gastronovi können sie mit tagesaktuellen Preisen arbeiten und die Produkte ganz einfach miteinander vergleichen. Ein wichtiger Schritt für Oliver Wiesiolek und sein Team, um die Warenwirtschaft so eng wie möglich zu halten und Kosten einzusparen.

Alle Bestellungen aus den fünf Outlets laufen dabei zentral in der Software ab: Um Bestellfehler zu vermeiden, hat der Operations Direktor im Vorfeld alle Zutaten mit den gewünschten Lieferanten verknüpft. So können die Lebensmittel qualitativ hochwertig und günstig geordert werden. Ein Vorgang, mit dem die Fotografiska bereits beachtliche Einsparungen im Bereich des Wareneinsatzes verzeichnen konnte.

Es sind unzählige Artikel, mit denen in den fünf Outlets tagtäglich hantiert wird – und die alle in die Software von Gastronovi eingepflegt werden müssen, um für ein reibungsloses Arbeiten zu sorgen. Eine zeitintensive Mammutaufgabe für die Verantwortlichen. Doch der Aufwand lohnt sich, sagt Oliver Wiesiolek. Sogar so sehr, dass die Fotografiska jetzt auf einen F&B-Cost Controller setzt, der sich um die Datenpflege kümmert.

Denn die einmal eingepflegten Daten stehen den Verantwortlichen nicht nur für die unterschiedlichen Betriebe zur Verfügung, sondern dank des Single-Source-Prinzips der Software für vielzählige Aktionen wie beispielsweise die Gestaltung der Speisekarten.

Natürlich sieht die Welt in einer Großstadt wie Berlin ganz anders aus als in der Kleinstadt. Das gilt auch für die Personalsituation. Dennoch: Die Situation ist alles andere als entspannt. Denn in Berlin gibt es zwar jede Menge Menschen, aber auch jede Menge Gastronomien, die um gutes Personal buhlen. Noch dazu um die wenigen ausgebildeten Fachkräfte. Da muss man einen kreativen Weg einschlagen, um bei der Bewerbersuche zu punkten.

Die Fotografiska hat vor der Eröffnung 2023 einen ganz neuen Weg beschritten, um Köche und Köchinnen oder Servicekräfte für sich zu gewinnen. Im Vordergrund dabei standen über Instagram geschaltete Reels, in denen die offenen Stellen mit dem Hinweis auf einen Open Call beworben wurden. So konnten Interessierte am Bewerbungstag einfach vorbeikommen, ohne sich vorab anmelden zu müssen. Zudem setzte das Team auf bezahlte, personalisierte Werbung. Der Zuspruch beim dort angekündigten offenen Bewerbungstag war groß. Mit einem Team von sieben Verantwortlichen castete das Fotografiska-Team die zahlreichen Bewerber und Bewerberinnen – und ließ die für sie infrage kommenden Interessierten noch am selben oder nächsten Tag den Arbeitsvertrag unterschreiben. Ein Weg, der erfolgreich war: Vor neuen Mitarbeitenden konnten sich die Verantwortlichen kaum retten. Alleine für die acht Positionen in der Bar Clara kamen 140 Personen zum Open Call. Die Fotografiska konnte alle offenen Stellen besetzen und setzt dabei vorrangig auf ausgebildete Kräfte.

„Wir wollen uns auf einem hohen Niveau präsentieren, bei dem einfach eine gewisse Vorkenntnis vorhanden sein muss. Wir haben zum Beispiel in der Bar Clara nur Leute eingestellt, die in den Top 50 Bars weltweit gearbeitet haben und konnten uns da zum Glück die Kirschen vom Kuchen nehmen“, erzählt der Operations Direktor. Dabei zieht natürlich auch die Marke die Menschen an, zudem überzeugen die Verantwortlichen mit zusätzlichen Goodies abseits des fairen Gehalts. Neben einer privaten Zusatzkranken- und Rentenversicherung gibt es Extra-Zuschüsse für verschiedene Dinge wie Transportmittel und Mittagessen. Zudem werden die Servicekräfte mit Hilfsmitteln wie der Software von Gastronovi ausgestattet, die das Arbeiten erleichtern. Ein weiterer Vorteil dabei für das internationale Team: Die Software lässt sich individuell von jedem Gerät aus auch in anderen Sprachen wie beispielsweise Englisch nutzen. Auch die Software-Schulungen von Gastronovi wurden in der Fotografiska auf Englisch abgehalten, um alle Mitarbeitenden bestmöglich zu erreichen.