Kassennachschau in der Gastronomie entspannt bestehen
Mit Gastronovi vorbereitet für die digitale Betriebsprüfung
Mitten zur Hauptgeschäftszeit kommt auf einmal eine Prüferin oder ein Prüfer in den Betrieb und möchte die Kassendaten prüfen. Das ist in der Gastronomie meist eine unschöne Überraschung, denn Besuche vom Finanzamt hat wohl niemand gerne – vor allem unangemeldete. Seit dem 1. Januar 2018 sind genau solche unangekündigten Prüfungen, auch Kassennachschauen genannt, durch das Finanzamt zulässig. Gerade Gastronomiebetriebe müssen jederzeit mit einem Besuch des Amtsträgers rechnen, denn in einer bargeldintensiven Branche stehen sie im Fokus der Prüfenden. Gastronovi unterstützt Dich dabei, auch einer unangemeldeten Prüfung gelassen entgegenzusehen.
Bei Kassennachschauen prüft das Finanzamt die Kassen-Technik sowie die Kassenführung. Zu jeder Zeit sollten alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und einsehbar sein: Von Reservierungen der Gäste bis hin zur erstellten Rechnung. Das Kassensystem von Gastronovi bereitet die Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich auf. So erhält man bei der Prüfung sofort einen guten Überblick. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch einen reibungslosen Ablauf.
Kassennachschau in der Gastronomie
Wie läuft die (unangekündigte) Betriebsprüfung ab? Worauf musst Du vorbereitet sein?
Betritt die Prüferin oder der Prüfer Deine Gastronomie, bist Du dazu verpflichtet, auf Nachfrage Auskunft zu erteilen und Unterlagen in digitaler und schriftlicher Form bereitzustellen. Die Kasse muss zu jeder Zeit sturzfähig sein. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die bis zu 10 Jahre gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen.
Dank der Cloud-Lösung von Gastronovi ist diese geforderte Archivierung der Kassendaten für unsere Kundschaft bereits kostenlos und sicher integriert. Die GoBD-zertifizierte Schnittstelle des Gastronovi Kassensystems sowie eine aktivierte Cloud-TSE ist Voraussetzung dafür, dass Du der prüfenden Person Deine Daten ganz einfach zur Verfügung stellen kannst. Die Software ermöglicht den Import der Kassendaten in die Prüfsoftware der Finanzverwaltung (IDEA) und damit die Sichtung. Nach erfolgter Nachschau erhältst Du einen Ergebnisbericht.
GoBD/GDPdU-Export & DSFinV-K-Export für Betriebsprüfungen
Stelle mit Gastronovi ganz einfach alle gewünschten Daten bereit
Mit Gastronovi kannst Du dem Prüfenden Deine Kassen- und Fiskalisierungsdaten ganz einfach als Export zur Verfügung stellen. Egal, ob es um die Übersicht aller Umsätze oder die Dokumentation aller Vorgänge in Deiner Kasse geht – mit wenigen Klicks kannst Du die gewünschten Daten im GoBD/GDPdU- sowie im PDF-, CSV- oder Excel-Format exportieren. Der GoBD-Export umfasst alle kassenrelevanten Daten und ist speziell für das Einlesen in das Prüfungsprogramm des Finanzamtes vorbereitet. Du kannst den Export anstoßen und die Datei dem Prüfer zur Verfügung stellen.
Mit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) 2020 sind außerdem bei einer Prüfung die protokollierten Daten der TSE relevant. Auch diese Daten kannst Du im Gastronovi Back Office bequem exportieren und im DSFinV-K-Format bereitstellen.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema Betriebsprüfung & Exporte findest Du in unserem Support-Portal: Gesetzliche Anforderungen: Exporte & Allgemeines
Bargeldbewegungen sauber & vollständig erfassen
Gewährleiste mit Deinem digitalen Kassenbuch eine lückenlose Dokumentation
Dein Servicepersonal hat Briefmarken beim Kiosk um die Ecke gekauft oder frische Blumen vom Markt geholt? Hier ist oftmals die Schwachstelle der lückenlosen Buchhaltung.
Kassenbücher werden oft noch handschriftlich geführt – fehlende oder falsche Angaben können bei einer Prüfung im schlimmsten Fall zu hohen Hinzuschätzungen führen. Das digitale Kassenbuch von Gastronovi erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen oder -ausgaben und gewährleistet eine genaue Erfassung aller Bargeldbewegungen. Zusätzlich kannst Du in der Software Bilder von Fremdbelegen zu den einzelnen Buchungen hinterlegen, sodass Du diese der Prüferin oder dem Prüfer auf Nachfrage direkt vorlegen kannst.
Buchhalterisch korrekte DIN-A4-Rechnungen ganz einfach erstellen
So händigst Du Deinen (Geschäfts-)Kunden mit wenigen Klicks einen Bewirtungsbeleg aus
Mehrere Geschäftsleute haben bei Dir im Restaurant ein Geschäftsessen mit ihren Kunden ausgerichtet. Nun benötigen Deine Gäste für die Buchhaltung eine Rechnung über das Geschäftsessen. Da die Rechnung mehr als 250 € beträgt, musst Du eine buchhalterisch korrekte DIN-A4-Rechnung ausstellen. Mit dem Kassensystem von Gastronovi ist diese ganz bequem mit wenigen Klicks erstellt.
Früher mussten Rechnungen für Geschäftsessen immer mühsam erstellt werden. Das hat jedes Mal viel Zeit gekostet. Heute ist es möglich, über das Kassensystem binnen weniger Minuten die Rechnung automatisch zu erstellen und dem Gast per E-Mail zukommen zu lassen. So geht nichts verloren, weder bei uns noch beim Gast. Und das Beste: Wir als Gastronomen können sicher sein, dass die Rechnung allen Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht.
Helena Barth
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Thema Kassieren & Rechnungserstellung findest Du in unserem Support-Portal: Kassieren & Rechnung erstellen
5 Tipps, wie Du Dich für die Kassennachschau gut vorbereitest
Tipp #1: Finanzamtkonformes Kassensystem
Gastronominnen und Gastronomen sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit einer digitalen Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Seit dem 01. Januar 2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
Tipp #2: Erfassung aller Zahlungsvorgänge
Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist es unerlässlich, lückenlose und manipulationssichere Aufzeichnungen aller Einnahmen und Ausgaben vorlegen zu können. Die Finanzbehörden achten besonders auf die ordnungsgemäße Kassenführung, um Steuerhinterziehung zu vermeiden.
Tipp #3: Sachgemäße Führung des Kassenbuchs
Das Kassenbuch muss sachgemäß geführt werden. Dazu gehört auch, dass alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Verbuche alle Bareinnahmen und -ausgaben am besten immer sofort, damit Dein Kassenbuch zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand ist.
Tipp #4: Daten für die Übergabe vorbereiten
Die Anwender- und Verfahrensdokumentation, die das Kassensystem betreffen, sowie das Handbuch oder eine Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers sollten auf einem USB-Stick zur Übergabe zur Verfügung stehen.
Tipp #5: Kasse immer aktuell halten
Und zum Schluss: Die Kasse sollte immer aktuell und bereit für einen Kassensturz sein.
Fazit: Kassennachschau in der Gastronomie
Mit einer guten Vorbereitung, der richtigen Software und einer 100 % finanzamtkonformen Arbeitsweise kannst Du der angekündigten und auch unangekündigten Betriebsprüfung jederzeit gelassen entgegenblicken. Dank der cloudbasierten Lösung profitieren Gastronovi Kundinnen und Kunden von regelmäßigen Verbesserungen, Anpassungen an neue gesetzliche Bestimmungen, automatischen Backups und einer integrierten Langzeitarchivierung.
Wir empfehlen Dir, Dich bei Deinem Steuerbüro über die spezifischen Anforderungen zu informieren, die auf Deinen Betrieb zukommen. Auf Wunsch stellen wir Deiner Steuerberaterin bzw. Deinem Steuerberater auch Informationsmaterial zu Konformität und Zertifizierungen zur Verfügung. Solltest Du weitere Fragen zur Finanzamtkonformität von Gastronovi haben, steht Dir unser Team gerne zur Verfügung.
